§ 75a GO NRW und die Grenzen kommunaler Vergabefreiheit
Die Alexander von Humboldt-Stiftung fördert weltweit wissenschaftliche Zusammenarbeit und wickelt jährlich mehrere hundert Vergabeverfahren über zwei getrennte Vergabestellen ab: eine zentrale für allgemeine Beschaffungen, eine dezentrale für IT. Seit Anfang 2025 nutzen beide GovRadar in der Vorbereitungsphase. Das Ergebnis: weniger Bieterfragen, bessere Leistungsbeschreibungen und in der IT-Vergabestelle inzwischen kaum noch externe Beratung.
Die IT-Vergabestelle und die zentrale Vergabestelle der Alexander von Humboldt-Stiftung fassen die Ergebnisse durch den Einsatz von GovRadar folgendermaßen zusammen:
- Die Unterlagen für ein klassisches IT-Vergabevorhaben entstehen mit GovRadar in 2,5 bis 3 Stunden statt in 2 Arbeitstagen.
- Bei einem erstmaligen, komplexen Vergabegegenstand sank die Vorbereitungszeit von rund 50 auf 20 bis 25 Stunden.
- Im IT-Vergabebereich war 2025 kaum noch externe Beratung nötig, die zuvor regelmäßig in Anspruch genommen wurde.
- Die Leistungsbeschreibungen sind aus Sicht beider Vergabestellen spürbar besser geworden, erkennbar an weniger Bieterfragen.
Herausforderung: Zwei Vergabestellen ohne strukturierten Zugriff auf Musterunterlagen
Vor GovRadar bestand die Vorbereitung einer Ausschreibung im Kern aus Internetrecherche und dem Sichten von vergleichbaren veröffentlichten Unterlagen. Ein standardisiertes Rechercheverfahren fehlte. Andrea Faßbender aus der IT-Vergabestelle beschreibt die Folge so:
"Man hatte vorher eine unheimliche Mehrarbeit.“
Andrea Faßbender, IT-Vergabestelle, Alexander von Humboldt-Stiftung
Fehlende Details in Leistungsbeschreibungen führten zudem zu mehr Bieterfragen im Verfahren. Bei größeren oder komplexeren Vergaben kam regelmäßig externe Beratung zum Einsatz. Für Standard-Liefer- und Dienstleistungsvergaben mit klarer Leistungsbeschreibung verfügt das Team über genug interne Expertise. Schwieriger wird es bei neuen oder unbekannten Vergabegegenständen, für die es keine interne Erfahrung gibt.
Lösung: KI-gestützte Unterlagenerstellung und Vergleichsfunktion
Beide Vergabestellen setzen GovRadar in der Vorbereitungsphase ein: bei öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen sowie bei Verhandlungsverfahren. Im Zentrum steht die Suche nach Musterleistungsbeschreibungen und vergleichbaren Ausschreibungsunterlagen. So wird sichtbar, was andere öffentliche Auftraggeber bereits verlangt haben, und was in der eigenen Leistungsbeschreibung sonst gefehlt hätte.
Besonders wertvoll ist das bei Vergabegegenständen, die zum ersten Mal auftreten. Ein Beispiel ist eine Ausschreibung zu Emissionsminderungsgutschriften zur Treibhausgasreduktion, die Melanie Faßbender aus der zentralen Vergabestelle betreute: ein für die Stiftung neuer und komplexer Vorgang. Die Vorbereitungszeit ließ sich hier um mehr als die Hälfte reduzieren, weil GovRadar Unterlagen einer Partnerorganisation zu genau diesem Thema bereithielt.
Mit Blick auf Fälle wie die Emissionsminderungsgutschriften erklärt Florian Stieghorst, Leiter IT-Controlling: „GovRadar hat uns schon ein paar Mal wirklich weitergeholfen.“
Ergebnis: Weniger Rechercheaufwand, weniger Bieterfragen, weniger externe Beratung
Für die Vergabestellen bedeutet der Einsatz von GovRadar in der Vergabevorbereitung: mehr Eigenständigkeit bei neuen Vergabegegenständen und eine nachvollziehbare Grundlage für ihre Leistungsbeschreibungen.
In der IT-Vergabestelle zeigt sich die Wirkung beispielhaft an der Ausschreibung zur elektronischen Personalakte. Hier sank die Vorbereitungszeit mit GovRadar von zwei Arbeitstagen auf zweieinhalb bis drei Stunden.
"Die Qualität der Leistungsbeschreibungen ist deutlich besser geworden."
Andrea Faßbender, IT-Vergabestelle, Alexander von Humboldt-Stiftung
Auch bei dem erstmaligen, komplexen Vergabegegenstand zu Emissionsminderungsgutschriften war die Wirkung messbar: Bei der Ausschreibung reduzierte sich der Vorbereitungsaufwand etwa um die Hälfte der Zeit von rund 50 auf 20 bis 25 Stunden.
Im IT-Vergabebereich war externe Beratung 2025 kaum noch nötig. Zuvor kam sie bei größeren Verfahren regelmäßig zum Einsatz. Beide Vergabestellen bewerten ihre Leistungsbeschreibungen zudem als spürbar besser. Erkennbar ist das an weniger Bieterfragen im laufenden Verfahren.
Wenn ungewohnte oder erstmalige Vergabegegenstände bislang externe Beratung erfordern und Ihr Team viel Zeit in die Recherche investiert, lohnt sich ein Blick auf eine strukturierte Vorbereitung. Vereinbaren Sie einen Termin für eine persönliche Demo und sehen Sie, wie GovRadar auch Ihre Vergabestelle entlastet.
