Markterkundung als Pflicht vor der Direktvergabe
Die Region Hannover beschafft dezentral über Vergabekoordinatoren in den Fachbereichen. Mit GovRadar ist die Zeit, die der Kommunalverband für die Erstellung von Leistungsbeschreibungen von Liefer- und Dienstleistungen benötigt, von rund drei Monaten auf zwei bis drei Wochen gesunken.
Die Vorteile für die Vergabeverantwortlichen in den Fachbereichen der Region Hannover im Überblick:
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Strukturierter Einstieg in jede Leistungsart, statt von der leeren Seite zu beginnen
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Leistungsbeschreibung und Kriterienkatalog entstehen gemeinsam, nicht in getrennten Schritten
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Referenzprodukt-Ampelsystem für Lieferleistungen, ein bundesweites Alleinstellungsmerkmal
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26 Vergabekoordinatoren in den Fachbereichen arbeiten eigenständig
Laut René Watzel, Leiter des zentralen Vergabeteams bei der Region Hannover und bundesweiter Dozent für Vergaberecht, sei die Nutzung von GovRadar für die Vergabevorbereitung ein absoluter Quantensprung. Insgesamt erzielte das Team eine Zeitersparnis von 70 bis 80 Prozent in der Vorbereitungsphase, dem größten Hebel im gesamten Verfahren.
„Das Lieferleistungstool ist einzigartig, das gibt es deutschlandweit nicht nochmal."
René Watzel, Leiter Team Zentrale Vergabeangelegenheiten, Region Hannover
Herausforderung: Zeitintensive Recherche und fehlende Vorlagen
Die Leistungsbeschreibung ist der aufwändigste Teil eines Vergabeverfahrens. Die Vorbereitungsphase macht rund 80 Prozent der gesamten Verfahrenszeit aus - und der größte Block darin ist die Erstellung der Unterlagen. Wer eine neue Leistungsart ausschreibt, kann sich an keiner eigenen Vorlage orientieren und muss von vorn beginnen.
Vor GovRadar lief der Prozess wie folgt: Recherche im Internet nach aktuellen Ausschreibungen, die nur zufällig zum eigenen Beschaffungsgegenstand passten, externe Dienstleister mit hohen Kosten oder Anfragen bei anderen Behörden. Für eine Standardleistung im Liefer- und Dienstleistungsbereich bedeutete das rund drei Monate Arbeit bis zur fertigen Leistungsbeschreibung.
Lösung: KI-gestützte Unterlagenerstellung mit Vergleichsfunktion
Watzel hat GovRadar nicht für sein zentrales Team eingeführt, sondern für die interessierten Fachbereiche der Region Hannover. 26 Lizenzen liegen bei den Vergabekoordinatoren, die für die Bedarfsträger Leistungsbeschreibungen erstellen.
Die Verantwortlichen recherchieren auf Basis abgeschlossener Ausschreibungen, erhalten vom GovBot eine fertige Vorlage und individualisieren sie über eine Plausibilitätsprüfung, statt jedes Dokument neu zu schreiben.
Den größten Unterschied macht ein Werkzeug, das es laut Watzel deutschlandweit kein zweites Mal gibt: das Lieferleistungstool mit Referenzprodukt-Ampelsystem. Dieses Tool nutzt ein Referenzprodukt und konstruiert über ein Ampelsystem Vergleichbarkeit, ohne die Produktneutralität zu verletzen.
Aus den Anforderungen entstehen Leistungsbeschreibung und Kriterienkatalog in einem Arbeitsgang, exportierbar nach Word und anschlussfähig an die bestehende Vergabeplattform der Region.
„Früher haben Beschafferinnen und Beschaffer Monate mit der Leistungsbeschreibung zugebracht. Jetzt gibt es eine Vorlage, über die man eine Plausibilitätsprüfung laufen lässt."
René Watzel, Leiter Team Zentrale Vergabeangelegenheiten, Region Hannover
Ergebnis: Wie Beschaffungsverantwortliche von bis zu 80 % Zeitersparnis profitieren
Die Region Hannover zeigt, wie sich durch einen gemeinsam genutzten Arbeitsraum in GovRadar die Erstellung von Leistungsbeschreibungen von 3 Monaten auf maximal 3 Wochen verkürzt hat.
GovRadar bündelt Vergabewissen, Abstimmungen und KI-Unterstützung für alle an der Ausschreibung Beteiligten an einem Ort. Möchten auch Sie bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen weniger Zeit für die Erstellung Ihrer Unterlagen aufbringen?
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